DIRECTIEASSISTENT(E) FR/NL (H/F/X)

Waver, België

De Executive Assistant (FR/NL) biedt organisatorische, administratieve en operationele ondersteuning aan de Directie van de Belgische Markt om haar dagelijkse werking te vergemakkelijken. Hij/zij zorgt voor de coördinatie van activiteiten, het beheer van prioriteiten en de informatiedoorstroming, met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en kwaliteit van dienstverlening.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda's, vergaderingen en verplaatsingen van de leden van de Directie.

• Instaan voor het beheer van briefwisseling, e-mails en telefonische oproepen.

• Organiseren en coördineren van vergaderingen, comités en interne of externe evenementen. Toezien op de naleving van deadlines en een vlotte doorstroming van informatie verzekeren.

• Voorbereiden van de nodige ondersteunende documenten, dossiers, presentaties en andere stukken voor de activiteiten van de Directie.

• Opstellen, vormgeven en opvolgen van correspondentie, verslagen, nota's en communicatie.

• Administratieve opvolging van dossiers die door de Directie zijn toevertrouwd, door informatie te centraliseren, te filteren en door te geven aan de betrokken contactpersonen.

• Opstellen van dashboards, rapporteringen en opvolgingsindicatoren op verzoek van de Directie.

• Toezien op een correct documentbeheer en archivering van informatie.

• Bijdragen aan de continue verbetering van administratieve en organisatorische processen.

• Opvolgen van facturen, bestellingen en budgetten binnen de toegekende bevoegdheden.

• De vertrouwelijkheid van de informatie die in het kader van de functie wordt behandeld

Vereiste competenties en kennis

• Bacheloropleiding (of gelijkwaardig niveau) in directiesecretariaat, administratief management, secretariaat, management of een gelijkwaardig domein. Minimum 5 jaar ervaring in een functie als directieassistent, executive assistant of in een administratieve functie met een sterke organisatorische component.

• Grondige kennis van Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).

• Ervaring met collaboratieve tools en documentbeheersystemen.

• Goede beheersing van presentatie- en rapporteringstools.

• Sterk organisatorisch vermogen en efficiënt beheer van prioriteiten, noodsituaties en strakke deadlines.

• Uitstekende discretie en respect voor vertrouwelijkheid.

• Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.

• Dienstverlenende ingesteldheid en oplossingsgerichte aanpak.

• Zelfstandigheid en proactiviteit.

• Uitstekende beheersing van het Frans en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Goede beheersing van professioneel Engels. Kennis van een andere taal is een pluspunt.