Waver, België
De Executive Assistant (FR/NL) biedt organisatorische, administratieve en operationele ondersteuning aan de Directie van de Belgische Markt om haar dagelijkse werking te vergemakkelijken. Hij/zij zorgt voor de coördinatie van activiteiten, het beheer van prioriteiten en de informatiedoorstroming, met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en kwaliteit van dienstverlening.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Beheren van de agenda's, vergaderingen en verplaatsingen van de leden van de Directie.
Instaan voor het beheer van briefwisseling, e-mails en telefonische oproepen.
Organiseren en coördineren van vergaderingen, comités en interne of externe evenementen. Toezien op de naleving van deadlines en een vlotte doorstroming van informatie verzekeren.
Voorbereiden van de nodige ondersteunende documenten, dossiers, presentaties en andere stukken voor de activiteiten van de Directie.
Opstellen, vormgeven en opvolgen van correspondentie, verslagen, nota's en communicatie.
Administratieve opvolging van dossiers die door de Directie zijn toevertrouwd, door informatie te centraliseren, te filteren en door te geven aan de betrokken contactpersonen.
Opstellen van dashboards, rapporteringen en opvolgingsindicatoren op verzoek van de Directie.
Toezien op een correct documentbeheer en archivering van informatie.
Bijdragen aan de continue verbetering van administratieve en organisatorische processen.
Opvolgen van facturen, bestellingen en budgetten binnen de toegekende bevoegdheden.
De vertrouwelijkheid van de informatie die in het kader van de functie wordt behandeld
Vereiste competenties en kennis
Bacheloropleiding (of gelijkwaardig niveau) in directiesecretariaat, administratief management, secretariaat, management of een gelijkwaardig domein. Minimum 5 jaar ervaring in een functie als directieassistent, executive assistant of in een administratieve functie met een sterke organisatorische component.
Grondige kennis van Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Ervaring met collaboratieve tools en documentbeheersystemen.
Goede beheersing van presentatie- en rapporteringstools.
Sterk organisatorisch vermogen en efficiënt beheer van prioriteiten, noodsituaties en strakke deadlines.
Uitstekende discretie en respect voor vertrouwelijkheid.
Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.
Dienstverlenende ingesteldheid en oplossingsgerichte aanpak.
Zelfstandigheid en proactiviteit.
Uitstekende beheersing van het Frans en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Goede beheersing van professioneel Engels. Kennis van een andere taal is een pluspunt.
